Κάθε φορά που ανοίγει μια προκήρυξη ΑΣΕΠ, η πιο κρίσιμη δουλειά έχει ήδη γίνει — ή δεν έχει γίνει καθόλου. Το Μητρώο Υποψηφίου ΑΣΕΠ είναι ο προσωπικός ψηφιακός φάκελος κάθε υποψηφίου στην πύλη του ΑΣΕΠ: εκεί καταχωρίζονται μία φορά τα προσόντα και τα σαρωμένα δικαιολογητικά και από εκεί «επικαλούνται» σε κάθε επόμενη αίτηση. Με δύο ανοιχτές προθεσμίες Β΄ Σταδίου αυτή τη στιγμή (5Κ/2026 έως 17/09 και 6Κ/2026 έως 23/09), βλέπουμε καθημερινά πόσο διαφορετικά κυλάει η διαδικασία για όποιον έχει χτισμένο σωστά το Μητρώο του. Παρακάτω δείχνουμε ακριβώς πώς χτίζεται.
Τι Είναι το Μητρώο Υποψηφίου — και Γιατί Δεν Είναι η Αίτηση
Το Μητρώο είναι ξεχωριστή ενότητα μέσα στις Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες του ΑΣΕΠ. Εκεί καταχωρίζεις εγγραφές: μία εγγραφή ανά τίτλο σπουδών, ανά πιστοποιητικό γλωσσομάθειας, ανά βεβαίωση προϋπηρεσίας, ανά ιδιότητα. Σε κάθε εγγραφή επισυνάπτεις το αντίστοιχο σαρωμένο δικαιολογητικό.
Η αίτηση είναι κάτι διαφορετικό. Η αίτηση δανείζεται τις εγγραφές του Μητρώου, μέσω της λειτουργίας «Επίκληση από Μητρώο». Αυτό αλλάζει εντελώς τον τρόπο που δουλεύει κανείς, σε δύο σημεία:
- Δεν ξαναχτίζεις τίποτα ανά προκήρυξη. Το επίσημο εγχειρίδιο του ΑΣΕΠ αναφέρει ρητά ότι οι υφιστάμενες, ορθές εγγραφές μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν για επίκληση σε νέες αιτήσεις, χωρίς να απαιτείται δημιουργία νέων.
- Ό,τι μένει μόνο στο Μητρώο, δεν μετράει. Το ΑΣΕΠ το διατυπώνει καθαρά: δικαιολογητικά που είναι συνημμένα μόνο σε εγγραφές του Μητρώου δεν λαμβάνονται υπόψη και δεν αξιολογούνται, εάν κατά το Β΄ Στάδιο δεν γίνει επίκλησή τους και στην ηλεκτρονική αίτηση συμμετοχής.
Με άλλα λόγια: το Μητρώο είναι η αποθήκη, η αίτηση είναι η βιτρίνα. Γεμάτη αποθήκη με άδεια βιτρίνα δεν μοριοδοτείται.
Σε Ποια Καρτέλα Μπαίνει Κάθε Δικαιολογητικό
Η πιο συχνή αιτία χαμένου χρόνου είναι απλή: ο υποψήφιος ψάχνει καρτέλα που δεν υπάρχει. Συγκεντρώνουμε εδώ την επίσημη αντιστοίχιση, όπως δίνεται στα εγχειρίδια του ΑΣΕΠ.
| Δικαιολογητικό / Προσόν | Καρτέλα Μητρώου |
|---|---|
| Δελτίο ταυτότητας | Άλλο |
| Βασικό πτυχίο, μεταπτυχιακό, διδακτορικό | Τίτλοι Σπουδών (Βασικοί Τίτλοι / Μεταπτυχιακοί / Διδακτορικοί) |
| Επιμόρφωση, σεμινάρια, δημοσιεύσεις, διακρίσεις, υπηρεσιακή αξιολόγηση, αποφοίτηση ΕΣΔΔ/ΕΣΔΔΑ | Λοιπά Προσόντα |
| Επαγγελματικές άδειες & βεβαιώσεις επαγγελματικών ενώσεων | Εμπειρία > Επαγγελματικές Άδειες/Βεβαιώσεις Επαγγελματικών Ενώσεων |
| Πολυτεκνία, τριτεκνία, ΑμεΑ και λοιπές ειδικές κατηγορίες/ιδιότητες | Ιδιότητες > Ειδικές Κατηγορίες Υποψηφίων |
| Οτιδήποτε δεν αντιστοιχεί σε κάποια καρτέλα | Άλλο |
Χρήσιμη λεπτομέρεια: αν η επιλογή που χρειάζεσαι δεν υπάρχει στην αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέγεις «Περισσότερα» και στο τέλος της λίστας την τιμή «ΑΛΛΟ», και στη συνέχεια περιγράφεις το προσόν με ελεύθερο κείμενο.
Οι Τεχνικές Προδιαγραφές που Ακυρώνουν Δικαιολογητικά
Εδώ χάνεται ο περισσότερος χρόνος — όχι επειδή λείπει το προσόν, αλλά επειδή το αρχείο δεν ανεβαίνει ή ανεβαίνει δυσανάγνωστο. Οι προδιαγραφές του ΑΣΕΠ είναι συγκεκριμένες και δεν επιδέχονται παρέκκλιση:
| Προδιαγραφή | Τι Ισχύει |
|---|---|
| Τύπος αρχείου | .pdf, .jpg ή .tif |
| Μέγεθος αρχείου | Έως 2 MB ανά αρχείο |
| Σάρωση | Μέγεθος σελίδας Α4, κατακόρυφη διάταξη (portrait) |
| Όνομα αρχείου | Έως 25 χαρακτήρες, χωρίς τόνους, διαλυτικά ή ειδικούς χαρακτήρες |
| Αρχεία ανά εγγραφή | Έως τρία (3) |
| Μεγαλύτερα αρχεία | Χωρίζονται σε τμήματα έως 2 MB· για περισσότερα από 3 αρχεία δημιουργείται νέα εγγραφή |
Μια πρακτική που εφαρμόζουμε πάντα στα δικαιολογητικά που καταρτίζουμε: ονομάζουμε τα αρχεία με λατινικούς χαρακτήρες και κάτω παύλα, π.χ. ptyxio_aei.pdf, proypiresia_2019.pdf, taftotita.pdf. Έτσι ούτε το όριο των 25 χαρακτήρων μας απασχολεί, ούτε κινδυνεύουμε από τόνους και ειδικούς χαρακτήρες.
Καλό είναι επίσης να γνωρίζεις την ένδειξη στη στήλη «Βαθμός Πιστοποίησης»: όσο μια εγγραφή δεν έχει συνημμένο αρχείο, γράφει «ΣΕ ΑΝΑΜΟΝΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΩΝ». Μόλις ανέβει το αρχείο, αλλάζει σε «ΠΑΡΑΛΗΦΘΗΚΕ». Είναι ο γρηγορότερος οπτικός έλεγχος για το τι λείπει.
Τα 5 Λάθη που Κοστίζουν Μόρια στο Β΄ Στάδιο
- Ανέβασμα χωρίς επίκληση. Το αρχείο ανέβηκε στο Μητρώο, αλλά δεν μεταφέρθηκε στην αίτηση με το κουμπί «Επίκληση από Μητρώο». Για το ΑΣΕΠ, το προσόν απλώς δεν αποδείχθηκε.
- Προσπάθεια προσθήκης νέου προσόντος στο Β΄ Στάδιο. Δεν είναι δυνατή η προσθήκη προσόντων διαφορετικών από όσα δηλώθηκαν στο Α΄ Στάδιο, ούτε η αφαίρεση μέρους αυτών. Επιτρέπεται μόνο η επισύναψη αποδεικτικών για όσα ήδη δηλώθηκαν. Όσα πεδία απαντήθηκαν «ΟΧΙ» ή έμειναν κενά στο Α΄ Στάδιο δεν φέρουν καν κουμπί επίκλησης.
- Διόρθωση στο Μητρώο χωρίς νέα επίκληση. Αν διορθώσεις μια εγγραφή ή αντικαταστήσεις ένα αρχείο που έχεις ήδη επικαλεστεί, πρέπει να επικαλεστείς την εγγραφή εκ νέου στην αίτηση. Αλλιώς η αίτηση κρατάει την παλιά εκδοχή.
- Πανικός με τις «γκριζαρισμένες» εγγραφές. Εγγραφές με ένδειξη «ΜΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΜΟ» (grayout) είναι κλειδωμένες επειδή έχουν ήδη χρησιμοποιηθεί σε υποβληθείσα αίτηση. Η λύση δεν είναι διαγραφή: δημιουργείς αντίγραφο της εγγραφής, το διορθώνεις και επικαλείσαι το νέο αντίγραφο.
- Μη έλεγχος ευκρίνειας πριν την οριστικοποίηση. Πριν πατήσεις «Οριστικοποίηση», με το κουμπί «Προβολή» εμφανίζονται όλα τα συνημμένα ως σύνδεσμοι. Τα κατεβάζεις και ελέγχεις ότι είναι ευκρινή και μη κατεστραμμένα. Ένα θολό σκαναρισμένο πτυχίο είναι πρακτικά ανύπαρκτο πτυχίο.
Σημειώνουμε ακόμη ένα σημείο που μπερδεύει πολλούς: για να μπορέσεις να επεξεργαστείς την αίτηση στο Β΄ Στάδιο, η κατάστασή της πρέπει να φέρει την ένδειξη «Σε αναμονή Δικαιολογητικών». Αν δεν τη βλέπεις, δεν περιλαμβάνεσαι στους καλούμενους πίνακες της συγκεκριμένης ανακοίνωσης.
Συχνές Ερωτήσεις
Χρειάζεται να ξαναχτίσω το Μητρώο μου σε κάθε νέα προκήρυξη;
Όχι. Σύμφωνα με το επίσημο εγχειρίδιο του ΑΣΕΠ, εφόσον οι υφιστάμενες εγγραφές είναι ορθές και περιέχουν τα σαρωμένα δικαιολογητικά που χρειάζεσαι, μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν για επίκληση σε νέες αιτήσεις χωρίς να δημιουργήσεις νέες. Αυτός ακριβώς είναι και ο λόγος που προτείνουμε το Μητρώο να χτίζεται σωστά μία φορά, εκτός προθεσμιών.
Ανέβασα το πτυχίο μου στο Μητρώο. Μετράει αυτόματα στην αίτηση;
Όχι. Το ΑΣΕΠ αναφέρει ρητά ότι δικαιολογητικά συνημμένα μόνο σε εγγραφές του Μητρώου δεν λαμβάνονται υπόψη και δεν αξιολογούνται, αν κατά το Β΄ Στάδιο δεν γίνει επίκλησή τους και στην ηλεκτρονική αίτηση συμμετοχής. Η επίκληση είναι απαραίτητο, ξεχωριστό βήμα.
Τι σημαίνει ότι η εγγραφή μου εμφανίζεται γκρι με ένδειξη «ΜΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΜΟ»;
Σημαίνει ότι την έχεις ήδη επικαλεστεί σε υποβληθείσα αίτηση και το σύστημα την κλείδωσε για λόγους ακεραιότητας δεδομένων. Δεν μπορείς να επεξεργαστείς πεδία ούτε να ανεβάσεις ή να διαγράψεις αρχεία σε αυτή. Η ενδεδειγμένη λύση είναι να δημιουργήσεις αντίγραφο της εγγραφής, να κάνεις εκεί τις διορθώσεις και να επικαλεστείς το νέο αντίγραφο στην αίτηση.
Μπορώ να προσθέσω στο Β΄ Στάδιο ένα προσόν που ξέχασα να δηλώσω στο Α΄ Στάδιο;
Όχι. Κατά την επεξεργασία της αίτησης του Β΄ Σταδίου δεν είναι δυνατή η προσθήκη νέων προσόντων διαφορετικών από αυτά που δηλώθηκαν στο Α΄ Στάδιο, ούτε η αφαίρεση μέρους αυτών. Δυνατή είναι μόνο η επισύναψη δικαιολογητικών που αποδεικνύουν όσα έχουν ήδη δηλωθεί. Γι αυτό ο έλεγχος του φακέλου πριν το Α΄ Στάδιο είναι καθοριστικός.
Τι γίνεται αν δεν προλάβω την προθεσμία του Β΄ Σταδίου;
Οι υποψήφιοι που περιλαμβάνονται στους αναρτημένους πίνακες της ανακοίνωσης και δεν αποστείλουν ηλεκτρονικά τα απαιτούμενα κατά περίπτωση δικαιολογητικά εντός της προθεσμίας, αποκλείονται από την περαιτέρω διαδικασία. Δεν υπάρχει περιθώριο εκ των υστέρων συμπλήρωσης.
Μπορώ να διορθώσω την αίτησή μου αφού την οριστικοποιήσω;
Ναι, εφόσον βρισκόμαστε εντός της οριζόμενης προθεσμίας. Επιλέγεις την αίτηση σε κατάσταση «Υποβληθείσα», πατάς «Εκ νέου επεξεργασία» και η κατάσταση επιστρέφει σε «Σε αναμονή Δικαιολογητικών». Αφού ολοκληρώσεις τις διορθώσεις, πατάς ξανά «Οριστικοποίηση» — αλλιώς η διόρθωση δεν καταχωρίζεται.
Οι πληροφορίες αυτού του άρθρου βασίζονται σε επίσημες πηγές (ΑΣΕΠ / αρμόδιοι φορείς) κατά τον χρόνο σύνταξης (13/09/2026). Όροι, ποσά και προϋποθέσεις μπορεί να τροποποιηθούν με νεότερη νομοθεσία ή ανακοίνωση. Για την εξατομικευμένη σου περίπτωση, σου προτείνουμε να αναθέτεις σε ειδικούς τον έλεγχο του φακέλου σου. Αν δεν έχεις δικούς σου συμβούλους η έμπειρη ομάδα μας αναλαμβάνει να σε βοηθήσει. Επικοινώνησε μαζί μας σήμερα.